ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
1. ระบบคอมพิวเตอร์มีหน้าจอที่ช่วยให้สามารถมองเห็นข้อความที่พิมพ์ หากมีข้อผิดพลาดก็สามารถมองเห็นข้อผิดพลาด และสามารถแก้ไขก่อนการพิมพ์จริงบนกระดาษด้วยเครื่องพิมพ์
2. ข้อวามที่พิมพ์แล้วสามารถบันทึงในไฟล์ข้อมูล และจัดเก็บในอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถเรียกข้อมูลงานเอกสารเดิมกลับมาแก้ไข แล้วพิมพ์ซ้ำใหม่ได้ เช่น ตัวอุปกรณ์ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลในปัจจุบัน เช่น ฮาร์ดดิสก์ แผ่นดิสก์ แผ่นซีดี แฟลชไดรว์
3. สามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษร และงานพิมพ์เป็นรูปแบบต่าง ๆ ได้ตามที่ผู้ใช้ต้องการ
4. สามารถป้อนข้อมูลงานเอกสาร ได้เร็วขึ้น
5. มีคำสั่งที่ใช้ตรวจทานความถูกต้องของตัวสะกด และงานพิมพ์ ช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์แก้หรือพิมพ์ซ้ำ
6. มีระบบการค้นหาและแทนที่คำ เพื่อทำการแก้ไขข้อความและคำได้อย่างรวดเร็ว และประหยัดเวลา
7. รูปแบเอกสารได้รวดเร็ว เนื่องจากมีเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดรูปแบบให้สะดวก
8. ลดการใช้กระดาษได้ 40 % เนื่องจากความกว้างของตัวอักษรจะไม่เท่ากัน ไม่เหมือนกับเครื่องพิมพ์ดีดที่มีขนาดความกว้างของตัวอักขระเท่ากัน
สร้างปกรายงานใน Word 2007
สร้างปกรายงาน (Cover Page) เป็นคุณสมบัติใหม่ของ Microsoft Word 2007 ช่วยให้เราสามารถสร้างปกรายงานแบบมืออาชีพได้อย่าง่ายดาย ซึ่งเวลาโปรแกรมสร้างปกรายงานนั้น โปรแกรมจะทำการแทรกให้เป็นหน้าแรกแบบอัตโนมัติ
วิธีการสร้างปกรายงาน – Cover Page
1. เปิดเอกสารงาน Microsoft Word
2. คลิกแท็ป Insert
3. เลือกคำสั่ง Cover Page
4. คลิกเลือกรูปแบบปกที่ต้องการ
5. พิมพ์ข้อความบนแบบปกที่เลือกไว้
6. บันทึกไฟล์ที่สร้างงานไว้
หมายเหตุ ถ้าเราต้องการยกเลิกปกรายงาน ก็สามารถทำได้โดยการทำตามขั้นตอนคล้ายกับการสร้างปกรายงาน แต่ให้เลือกหัวข้อด้านล่างที่ชื่อว่า “Remove Current Cover Page” แทน เท่านั้น
ตกแต่งเอกสารใน Word 2007 แบบอัตโนมัติ
วิธีใช้คำสั่ง Quick Parts
1. เปิดเอกสาร Microsoft Word 2007
2. เปิดเอกสารใหม่ หรือเปิดเอกสารเก่าเพื่อตกแต่ง
3. คลิกเมนู Insert เลือกคำสั่ง Quick Parts
4. เลือกคำสั่ง Building Blocks Organizer
5. เลือกหัวข้อในส่วนต่างๆ ที่ต้องการ เช่น
o AutoText
o Cover Pages
o Header
o Footers
o และอื่นๆ อีกมากมาย
6. จากนั้นคลิกปุ่ม Insert
แค่นี้คุณก็สามารถใช้คำสั่งในการตกแต่งเอกสาร Word 2007 ได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำ
โปรแกรมประมวลผลคำ (word Processor) หรือเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิ่ง (word Processing) เป็นโปรแกรมที่เน้นการจัดพิมพ์เอกสาร ปัจจุบันนิยมใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบมืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงานด้านการพิมพ์เอกสารทุกชนิด สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเป็นชุด ๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นจดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟิก ในเอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือเพิ่มเติมข้อมูลได้ตลอดเวลา สามารถใช้ลักษณะของการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) เพื่อสร้างโบชัวร์ (Brochures) ด้านสื่อโฆษณา (Advertisements) และจดหมายข่าว (Newsletters) ได้ด้วย
คุณลักษณะที่ดีของโปรแกรมประมวลผลคำ
เรียนรู้คุณลักษณะที่ดีของการใช้โปรแกรมประมวลผลคำ จะสามารถทำงานไห้สามารถทำงานได้เร็วขึ้นและง่ายขึ้น
- การขอความช่วยเหลือ ช่วยให้สามารถเข้าถึงวิธีการใช้เคื่องมือ และคำสั้งต่างๆ ได้อย่างสะดวก รวดเร็วขึ้นจะช่วยผู้ใชในขณะใช้งาน เช่น กรณีเกิดข้อผิดพลาดขณะใช้งาน เช่นต้องการทราบวิธีการแก้ปัญหาเกี่ยวกับเครื่องมือหรือคำสั่งต่างๆ ระบบการช่วยเหลือจะช่วยแนะนำให้ทันทีสามารถเรียนรู้ การใช้งานในรูปแบบภาษาไทย
- การทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสารได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น เช่น ตรวจสอบคำอัตโนมัติ (Spell) การจัดรูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format)การแก้ไขอัตโนมัติ (Auto Correct) การแทรกข้อความอัตโนมัติตรวจสอบสะกดคำผิดทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
- การใช้ข้อมูลร่วมกันโปรแกรมอื่นๆ สามารถนำงานหรือเอกสารภาษาต่างประเทศและการใช้เอกสารในการตั้งค่าเป็นหลายภาษา ที่สร้างขึ้นด้วยโปรแกรมอื่นๆ มาใช้ร่วมกับโปรแกรมได้ เช่น การแทรกอักขระ ภาพ ตัวอักษรศิลป์ สัญลักษณ์ แผนภูมิแผนผังองค์กร ฯลฯ
- การเรียนรู้วิธีการใช้งานได้ง่าย สามารถใช้งานโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการใช้เครื่องมือบนหน้าต่างโปรแกรม เพียงหน้าต่างเดียวก็สา มารถพิมพ์เอกสารได้อย่างสมบูรณ์
- การค้นหาและแทนที่คำ สามารถค้นหาทุกเหตุการณ์ ของคำหรือวลี ที่ระบุได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่นค้นหาวิธีการแทรกสัญลักษณ์ และอักขระสากล สามารถแทนที่คำได้อย่างอัตโนมัติตัวอย่าง เช่น สามารถแทนที่คำ “คอลัมภ์” ด้วยคำใหม่ว่า “คอลัมน์”
- การจัดรูปแบบเอกสารอัติโนมัติ สามารถจัดหรือยกเลิกรูปแบบเอกสารขณะพิมพ์ได้อัตโนมัติและจัดรูปแบบหลังการพิมพ์ได้อัตโนมัติ ทำให้ง่ายสะดวกและจัดรูปแบบเอกสารได้รวดเร็ว
- จัดรูปแบบตัวอักษรและสัญลักษณืต่าง ๆ สามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายรูปแบบ สามารถเปิดหรือ ปิดใช้งาน การจัดรูปแบบอัตโนมัติ นำรูปแบบมาใช้กับข้อความให้เป็นแบบเมนูขึ้น รอยจารึก เค้าร่าง หรือเงา
- มุมมองเค้าโครงการอ่าน เป้นคุณลักษณะใหม่มาพร้อมกับ Microsoft Office 2003 เพื่อการอ่าน
บนหน้าจอ ได้อย่างง่ายดาย และคุณลักษณะบรรทัด่อบรรทัด เพื่อเปรียบเอกสารที่สัมพันธ์กัน
ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ
ในปัจจุบันแนวโน้มความสำคัญของการใช้โปรแกรมประมวลผลคำเข้ามามีบทบาทในด้านการจัดการเอกสารต่าง ๆ ในทุกสาขาวิชาชีพ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกว่าการพัฒนาความของโปรแกรมชุดสำนักงานในขณะนี้ คือ โปรแกรม Microsoft Office Word 2003 ซึ่งเป็นรุ่นล่าสุดของโปรแกรมประมวลผลคำ ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อสร้างที่สวยงาม น่าประทับใจ มีฟังก์ชั่นใหม่ที่จะช่วยให้ค้นหาข้อมูลบริการอินเทอร์เน็ตหรือข้อมูลประมูลประเภทอื่น ๆ และช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น
http://www.pamanpocom.ob.tc/too5.html
